Plusieurs d’entre vous utilisent déjà les services de Recyclage Vanier pour détruire en toute sécurité leurs documents confidentiels, et ce, dans certains cas, depuis plus de 10 ans.

Au fil des ans, s’adaptant aux nouvelles réalités du marché, nos services ont évolué autant au niveau des moyens de sécurité mis de l’avant que des mesures de contrôle prises pour assurer le suivi des différentes étapes menant à la destruction des documents. C’est avec plaisir que je vous présente aujourd’hui le processus de notre service de destruction ultra-confidentiel de documents, que ces derniers soient sur le support papier ou autres comme les cassettes, disquettes, cédéroms, microfiches ou microfilms.

Un service avec des mesures exceptionnelles

Comme son nom l’indique, le service ultra-confidentiel fait appel à des mesures exceptionnelles que l’on retrouve à chacune des étapes du processus. Les grandes étapes de ce processus sont sommes toutes similaires à celles du traitement dit « confidentiel », à l’exception du fait que ce processus a été révisé de manière à ajouter, à chacune de ces étapes, soit un ou des moyens de contrôle ou de sécurité. Voici une synthèse de ces principaux moyens mis de l’avant :

• Processus assuré par des employés permanents assermentés et certifiés par la Gendarmerie Royale du Canada (GRC)

• Accès restreint et contrôlé au secteur ultra-confidentiel

• Poste d’observation pour assister à la destruction des documents

• Collecte des documents dans des bacs cadenassés et scellés

• Remise d’un « Certificat de collecte »

• Transport au centre de destruction dans un camion cadenassé et scellé dans le cas où le transport serait dédié à un seul client

• Réception des document à un quai de débarquement intérieur pour une meilleure sécurité

• Bacs acheminés directement dans le secteur ultra-confidentiel, une zone isolée protégée par un système de sécurité à triple niveau

• Destruction immédiate avec ou sans la présence du client selon le choix de ce dernier

• Déchiquetage au moyen d’un déchiqueteur offrant une coupe croisée très fine

• Émission et acheminement par télécopieur d’une « Attestation de destruction » dès que le travail de destruction est complété.

La destruction d’autres supports d’information que le papier

Ce service très spécifique consiste en la destruction d’informations contenues sur des supports autres que le papier. Parmi les supports les plus courants, on retrouve les cassettes vidéo ou audio, les disquettes, les bandes magnétiques, les microfiches et microfilms, les radiographies, les cédéroms, etc.

Les étapes du processus sont similaires à celles du traitement ultra-confidentiel des documents sur support papier. Il existe deux différences majeures : les méthodes de destruction ainsi que la disposition des rebuts.

À la différence des documents sur support papier, pour lesquels le déchiquetage s’avère être la meilleure méthode de destruction, les documents sur différents supports nécessitent des technologies différentes selon leur nature. Ainsi, le déchiquetage demeure adéquat pour les cédéroms, disquettes alors que, lorsqu’il s’agit de documents dont le support est essentiellement magnétique, comme les bandes audio ou vidéo, les cassettes audio ou vidéo et autres, la démagnétisation est plus appropriée. Certains supports comme les microformes, microfiches et microfilms exigent une destruction dont les résidus devront être beaucoup plus petits. On parle alors plutôt de désintégration, les résidus se présentant sous forme de fine poudre.

La disposition des matières résultant de la destruction constitue la deuxième différence majeure. Actuellement, nous acheminons nous-mêmes ces matières résiduelles à l’incinérateur local. Cependant, l’objectif à moyen terme est de faire en sorte que ces matières soient destinées au recyclage au même titre que le papier. Ce sont principalement des problèmes liés au traitement de ces matières qui nous forcent à agir pour l’instant. Un effort particulier sera fourni à cet effet dans les années qui viennent.

Afin de mieux visualiser les différentes étapes de ces processus, je vous invite à vous rendre sur notre site Internet et d’y visualiser ces derniers représentés sous forme de schémas.

Claude Drouin, directeur du marketing